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  • AutorenbildDaniel Fügner

Noch besser organisiert im neuen Jahr

Aktualisiert: 17. Jan. 2022

Als Qualitätsverantwortliche sind wir Experten für die Optimierung der Prozesse in unserem Unternehmen. Doch unsere eigenen Arbeitsprozesse fristen meist ein Schattendasein, obwohl wir die uns bekannten Verbesserungswerkzeuge genauso auch dafür nutzen können. Wenn wir also bei Firmenprozessen hunderttausende Euro einsparen können, wie viel Nutzen bringen die Werkzeuge erst uns?



Nehmen wir als Beispiel 5S und beziehen es auf unsere direkte Umgebung, unseren Schreibtisch:

  • Was alles liegt in unserer direkten Umgebung, was mittlerweile keinen direkten Nutzen mehr für uns hat? -> Seiri: Aussortieren!

  • Wie viel Zeit geht uns durch Suchen von Sachen verloren? -> Seiton: Ordnen! (Tipp: Was kann alles eigescannt werden?)

  • Bietet uns unser Arbeitsumfeld ein Ort des Wohlseins? -> Seiso: Säubern!

  • Können wir Neues direkt in dieses nun geschaffene Umfeld integrieren? Seiketsu: Standardisieren!

  • Können wir den nun geschaffenen und hilfreichen Zustand über das Jahr aufrechterhalten? Shitsuke -> Selbstdisziplin üben!


Wer dies für seinen physischen Arbeitsplatz gemeistert hat, kann den Schwierigkeitsgrad des Spiels steigern und sich seinen virtuellen Arbeitsplatz (Computer) vornehmen.


SCRUM: Backlog, Sprint, Daily Scrum

©iStockphoto.com/AndreyPopov


Eine gute Möglichkeit unsere Effektivität für dieses Jahr zu steigern ist die wesentliche Idee von agilen Methoden, wie SCRUM, in unseren Arbeitsalltag zu integrieren: "Führe jetzt genau die Tätigkeit aus, die objektiv den meisten Nutzen bringt." Dabei ist es uns erst einmal ganz individuell überlassen, wie wir für uns Nutzen definieren.


Die SCRUM Philosophie hilft uns dann nicht den Überblick zu verlieren, in dem es uns mit den Ideen von 'Backlog', 'Sprint' und 'Daily Scrum' unterstützt unseren Arbeitsalltag zu organisieren. Einfach gesagt ist das Backlog nichts anderes als eine Liste, aller notwendigen Handlungen, die bereits von uns nach ihrem Nutzen (Priorität) geordnet wurden. Dies erlaubt direkt auf die Handlungen zuzugreifen, dessen Durchführung den größten Gewinn für uns bergen und sie auf die "ToDo"-Liste für den direkt bevorstehenden Zeitraum, den Sprint, zu überführen. Die ToDo-Liste des Sprints (im SCRUM meist auf zwei Wochen abgegrenzt) wird dann im Daily Scrum auf Tagesaufgaben runtergebrochen.


Dieser grobe Rahmen erlaubt noch viel Spielraum für individuelle Anpassungen: Beispielsweise ist für meine Arbeit eine zeitabhängige Komponente bei der Priorisierung mancher Aktivitäten notwendig: Je näher die Deadline rückt, desto größer wird die Priorität. Wie auch immer am Ende unser eigenes agiles Arbeiten aussehen wird, es ist nur eine Sache, die wirklich entscheidend ist: Wir sollten bei dem System bleiben! Wir sollten also lernen von unseren Neigungen "Was möchte ich jetzt gerne machen?" loszukommen und unserem geschaffenen System folgen: "Was sollte ich jetzt machen?" Meditations- oder Achtsamkeitspraxis kann uns hierfür sehr nutzen.


Und selbst wenn wir am Ende nicht alle Aktivitäten schaffen, weil man natürlich immer scheinbar mehr zu tun hat als Zeit dafür, so werden wir doch mit der agilen Arbeitsweise immer sehr effektiv gearbeitet- und mit Sicherheit das Wichtigste erledigt haben. Ich erinnere hier an das Paretoprinzip, was besagt, dass man mit 20% des Aufwands bereits 80% des Nutzens erreichen kann, wenn man es nur richtig angeht. Verglichen dazu ist die Zeit für das Pflegen von Backlog, Sprint & Daily Scrum (wenn es sich erst einmal eingespielt hat) nicht mehr der Rede wert.


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